Accueil du public au siège social
L’accueil du public sera assuré de 9h à 12h du lundi au vendredi. Un balisage d’entrée et de sortie du public ainsi qu’un fléchage permettra de respecter la distanciation physique. Le port du masque est fortement préconisé lors de vos visites. Nous vous demanderons de vous désinfecter les mains à l’aide du gel hydro alcoolique mis à disposition en entrant dans nos bâtiments. Les documents seront à déposer directement par vos soins dans une bannette dont l’emplacement vous sera indiqué par notre agent d’accueil. Aucun document ne pourra être remis en main propre. Il ne sera traité que 24h après votre dépôt. Aucune photocopie ne sera possible sur place. Il vous est demandé de vous munir de votre propre stylo. Pour les locataires ayant rendez-vous, nous les remercions d’attendre à l’extérieur du bâtiment, un agent d’accueil viendra vous pendre en charge.
Accueil du public en agence
Les agences vous accueilleront uniquement sur rendez-vous. La prise de rendez-vous devra s’effectuer par email ou par téléphone auprès de vos contacts habituels en agence :
Agence Centre Ouest : agence.centreouest@office64.fr - 05 59 43 86 54
Agence Côte Basque Sud : agence.cotebasquesud@office64.fr - 05 59 26 27 60
Agence Bearn : agence.bearn@office64.fr - 05 59 40 31 30
Un balisage d’entrée et de sortie du public ainsi qu’un fléchage permettra de respecter la distanciation physique. Concernant vos rendez-vous, il vous est demandé de patienter à l’extérieur. Votre interlocuteur viendra vous prendre en charge.
Tous nos box d’accueil ont été équipés d’un plexiglass de protection. Les rendez-vous seront limités à la présence d’un adulte (ou une famille) et le port du masque fortement préconisé. Nous vous demandons dans la mesure du possible de faire garder vos enfants. Si la situation l’exige et en informant l’OFFICE64 au préalable, la présence d’un traducteur sera acceptée. A noter également qu’aucune photocopie ne sera possible sur place. Aucun document ne pourra être remis en main propre. Conformément aux consignes en vigueur, Il ne sera traité qu’au bout de 24h. Votre interlocuteur vous indiquera les modalités de remise de vos documents. De même, il vous est demandé de vous munir de votre propre stylo. Nous vous remercions de respecter impérativement votre horaire et la durée de rendez-vous afin que nos équipes procèdent à la désinfection du box d’accueil entre chaque rendez- vous. Du gel hydro alcoolique sera mis à votre disposition pour vous désinfecter les mains en entrant dans nos locaux. Si les conditions de sécurité mentionnées ci-dessus ne sont pas remplies, l’OFFICE64 se réserve le droit de reporter le rendez-vous.
Hygiène dans les résidences
Le personnel d’immeuble reprendra progressivement le travail au sein des résidences. Les prestataires poursuivront leur activité telle que mise en place avant le déconfinement. Nous vous prions d’appliquer les gestes barrières en présence de vos voisins, du personnel de l’OFFICE64 et des prestataires. Nous comptons sur vous pour maintenir l’hygiène dans les résidences.
Les états des lieux d’entrée et de sorties
Dans le cadre de notre déconfinement progressif, nous vous vous informons que les états des lieux seront réalisés de façon non contradictoire, c’est-à-dire par un agent de notre organisme seul dans le logement.
Concernant les Etat des lieux d’entrée
- vos documents administratifs devront impérativement être retournés avant l’état des lieux d’entrée soit par courrier, soit par email ou par dépôt dans la boite aux lettres de votre agence. Aucun document ne sera accepté sur place,
- vos clés, votre exemplaire de contrat de location ainsi que votre livret d’accueil seront déposés sous enveloppe dans votre logement,
- A l’issue du constat, en pied de bâtiment et dans le respect des règles de distanciation physique, notre agent répondra à vos questions éventuelles avant que vous preniez possession de votre logement.
- Votre état des lieux d’entrée vous sera adressé par mail et vous disposerez d’un délai de 10j pour le contester par mail auprès de votre agence.
Concernant les Etat des lieux de sortie
- les clés de votre logement devront être adressées à votre agence par courrier suivi ou déposées dans la boite aux lettres de votre agence ou remises sans contact en pied de bâtiment à notre agent au jour et horaire convenus,
- à l’issue du constat et dans un délai maximal de 24h, notre agent vous contactera par téléphone pour faire le point sur les éventuelles réparations locatives imputées,
- votre état des lieux vous sera adressé par mail et vous bénéficierez d’un délai de 10j pour le contester par mail auprès de votre agence.
- Le visites conseil pourront être effectuées, si le délai le permet, au travers d’un rendez vous téléphonique.
Les attributions :
Les attributions de logements sont maintenues. Le pôle attributions est joignable par email pole.attribution2@office64.fr ou 05 59 43 86 43 et vous recevra sur rendez-vous uniquement.
Après l’issue de la CALEOL, votre lettre d’attribution vous sera adressée par mail et par voie postale. La visite des logements attribués ne pourra se faire que dans les logements libres de toute occupation. L’agent de l’Office procédera à l’ouverture du logement et vous invitera à le visiter seul, durant 15 minutes ; pendant votre visite, notre agent patientera à l’extérieur du bâtiment. Dans le respect de la distanciation physique, notre agent répondra à vos questions éventuelles à l’issue de la visite, en pied de bâtiment. Pour les logements encore occupés à ce jour, votre agence vous contactera dès que possible pour vous indiquer les modalités de visite et disponibilité du logement.
Après la visite du logement, votre acceptation ou votre refus devra être communiqué sous 48h par mail à :
pole.attribution2@office64.fr pour le secteur Basque.
attribution.billere@office64.fr pour le secteur Béarn.
Vos démarches
Le portail locataire www.monespacelocataire.office64.fr sera à privilégier pour effectuer vos démarches en ligne. Pour vous inscrire et découvrir les services proposés, cliquez sur le lien suivant https://www.office64.fr/espace-locataires-r-2
La santé est l’affaire de tous.
Restons mobilisés et solidaires dans l’application des consignes sanitaires.